Эффективное управление собственным временем, вот к чему мы стремимся независимо от рода наших занятий. Неважно, какую цель мы преследуем: большее количество свободного времени, перспективы профессионального роста или просто получение удовольствия от каждой с пользой потраченной секунды или минуты.
Давайте попробуем разобраться, почему у многих достичь этих целей не получается.

Ключом к достижению целей является разделение задач на маленькие части, которые можно выполнить за один раз и обязательная фиксация этих частей в списках дел. Это не только поможет вам достигать своей цели шаг за шагом, но также позволит установить контроль за тем, что вы могли бы забыть. Неважно, где вы ведёте свой список дел: в старой записной книжке или в современном мобильном приложении, важно чтобы он всегда был под рукой независимо от того, какой работой вы сейчас занимаетесь.
Вы можете исправить все ошибки в эффективном управлении своим временем, но если в вашем арсенале нет списка дел, то это скоростное шоссе в никуда.

Современные технологии существуют не только для того, чтобы делать селфи, писать сообщения о том, что вы ели на завтрак или просматривать свежие фотографии ваших друзей. Технологии позволяют сделать нашу жизнь намного проще благодаря использованию удобных инструментов и приложений, которые помогут сократить вашу рабочую нагрузку. Попробовав несколько различных инструментов и приложений для тайм-менеджмента, вы практически сразу увидите улучшение вашей продуктивности на выходе.
Предлагаю вам обратить внимание на такие инструменты управления проектами, как Asana и Basecamp для большого числа участников. Персональные списки дел – Todoist, Wunderlist, OmniFocus. Таймеры – Toggl, Pomodoro для отслеживания количества времени, потраченного на выполнение каждой задачи.
Но будьте осторожны и не увлекайтесь. Поиск и выбор инструментов повышения продуктивности не должен заменять вам реальную работу. Выберите себе несколько основных приложений, которые реально помогают, про остальные забудьте. В крайнем случае вернётесь к ним, когда они получат очередное обновление, тогда же можно будет окончательно удалить их.

Мы любим откладывать дела «на потом», особенно такие, которые нам очень не нравятся. Этакие «лягушки»: звонок неприятному клиенту, поход в налоговую инспекцию, разговор с шефом о повышении – мы делаем всё что угодно, лишь бы не делать этого. Но в глубине души мы понимаем, что это крайне негативно сказывается на производительности.
Утро – лучшее время для того чтобы съесть лягушку, выполнив задачу раздражающую вас. Если уж придётся выполнять эту работу, то почему бы не выполнить её первым делом? Сделали и весь оставшийся день мы занимаемся только интересными и приятными делами, не вспоминая об этом противном земноводном.

Вы постоянно работаете, пропускаете перерывы на обед? Свободное время – это не про вас? И несмотря на всё это вы так и не добиваетесь поставленных целей. Звучит знакомо? Значит, вам требуется отдых. Иногда нам требуется, чтобы кто-то заставил нас отойти от компьютера и отдохнуть. Если вы мало спите, а в рабочее состояние приводите себя при помощи кофеина, то ваш разум и тело не будут работать на полную мощность. Полноценный рабочий день на 100% невозможен без полноценного отдыха. Начинайте готовиться ко сну за час-два до него и спите как минимум 7 часов.

Для плодотворной работы человеку, как правило, требуется чёткий распорядок и план действий. Если вы придёте на работу, не понимая, что планируете делать, то такой день, скорее всего, пройдёт совершенно неэффективно и бесполезно. У вас всегда должны быть задачи, которые необходимо выполнить даже в те дни, когда никаких других планов нет. Я не говорю о том, что необходимо распланировать каждую секунду вашей жизни, но попробовать выстроить чёткую систему стоит, например:

1. Даже если у вас гибкий график, попробуйте приходить на работу каждый день в одно и то же время;
2. Начинайте работу, предварительно заглянув в план на день, чтобы понять, какие дела нужно сделать в первую очередь;
3. Делайте регулярные перерывы в заранее определённое время.

Многие люди гордятся тем, что они в состоянии ответить на телефонный звонок, не отрываясь от работы над важным отчётом. Умение мгновенно переключаться между задачами в любой момент – это повод для гордости? Нет, это не так. Многозадачность позволит вам выглядеть постоянно занятым, но не сделает вашу работу более эффективной. Для того чтобы быть действительно эффективным, особенно когда дело касается сложных проектов, вы должны быть на 100% сфокусированы на том, чем занимаетесь в данный момент.

Постоянное отвлечение на другие дела из вашего списка приведёт к тому, что выполнение основной задачи затянется или будет сорвано полностью. Если ваша многозадачность уже стала привычкой, то избавляться от неё нужно постепенно. Начнём с малого – установите таймер на 30 минут и не отвлекайтесь от работы над задачей пока не прозвенит звонок. Попробуйте делать так одну неделю, а затем сравните ваши результаты с предыдущей неделей. Могу гарантировать – новая тактика будет более эффективной.

Вы работаете по 12 часов в день и ничего не успеваете, значит, в ваш режим проникают отвлекающие факторы. Эффективный тайм-менеджмент требует предельной сосредоточенности и внимания. Отвлекающие факторы, такие как телефонные звонки, интересные сайты, общение с друзьями при помощи мессенджеров – отнимают очень много времени.
Если вам кажется, что вы тратите время на ерунду, то предлагаю вам попробовать приложения типа TimeStats. Оно позволяет точно посчитать, сколько времени вы тратите на посещение сайтов, которые можно оставить на потом. Также не забудьте переключить смартфон в режим приёма только важных звонков. А автоответчик вашей электронной почты настроить так, чтобы он сообщал вашим клиентам о том, что вы ответите им в скором времени. Теперь пришло время сосредоточиться и взяться за работу.

Поставив перед собой задачу – доведите её до выполнения. Большинство из нас создаёт невероятно детальные планы только для того, чтобы остановиться у первого же препятствия. Если вам знакома эта ситуация, то вам необходимо работать над дисциплиной. Не переживайте – это нормально бороться с прокрастинацией и обеспечивать 100% продуктивность каждую минуту и каждый день. Однако, прогресс в достижении целей должен быть. Пробуйте выполнять несложные задачи, постепенно переходя на более крупные. Но как только вы заключаете договор с самим собой, не нарушайте его.

Ну и, наконец, все эти советы не стоят ничего, если вы не видите всю картину целиком. Каковы ваши долгосрочные цели? Почему эффективный тайм-менеджмент так важен для того, чего вы хотите добиться?
Постановка стратегических целей позволит вам фокусироваться на задачах, которые кажутся незначительными. Когда вы знаете, что каждый, даже самый маленький, шаг приближает вас к большой цели, вы больше не станете ими пренебрегать.

Это, конечно же, далеко не полный список ошибок, которые мы допускаем, используя тайм-менеджмент для повышения собственной продуктивности, но если вы найдёте что-то из вышеперечисленного у себя и исправите, то результат будет заметен практически сразу.