Да, сейчас многие из тех, кто по горло завален задачами, подумают – какое же это счастье, когда нечем заняться на работе. Но проблема действительно актуальна для многих офисных сотрудников. И не только офисных.

Что же делать? Чем занять себя, чтобы не тратить впустую, не убивать своё драгоценное время, но при этом не тратить много энергии и времени? Предлагаю вам вариант – заведите в своём планировщике отдельный список несложных задач, выполнение которых не потребует от вас высокой концентрации внимания, больших затрат умственной энергии и большого количества времени, но при этом позволит достичь определённого прогресса в достижении ваших целей.

В своей системе планирования я завёл для таких задач специальную метку, по которой их удобно отбирать, а затем и выполнять.

Вот несколько моих примеров таких задач:

1. Привести в порядок свою электронную почту.

В среднем офисный работник тратит до трёх часов в день на работу с электронной почтой. А по понедельникам, я уверен, эта цифра ещё выше, ведь приходится разбирать почту, пришедшую за выходные дни. Понятно, что в конце рабочего дня не стоит браться за написание большого и важного письма, но вот заняться дополнительными настройками почтового ящика вполне можно:

  • Отпишитесь от всех рассылок, на которые вы никогда не подписывались;
  • Создайте новые папки или ярлыки для проектов или сотрудников, с которыми вам приходится много общаться. Задайте для этих папок специальные фильтры;
  • Удалите или заархивируйте старые сообщения, которые загромождают ваш почтовый ящик;
  • Отметьте те письма, которые требуют ответа и убедитесь, что по всем из них у вас созданы задачи в планировщике.

2. Подготовиться к следующему проекту.

Очень часто в конце рабочего дня мы не начинаем работу над новым большим проектом, потому что не успеем закончить его сегодня за оставшееся время. Не очень это продуктивно – остановить работу на половине и пойти домой, чтобы на следующее утро вспоминать, на чём мы остановились и пытаться вернуться в состояние вчерашнего дня. А вот подготовиться к началу работы над большим проектом вы за этот час, наверняка успеете. Продумайте и запишите все важные шаги по проекту, проверьте есть ли у вас всё, что нужно для работы – необходимая информация, инструменты? Такое подготовительное исследование не потребует от вас много времени и энергии, но при этом обеспечит вам отличный фундамент для начала продуктивной работы над проектом завтра.

3. Самосовершенствоваться.

Быть профессионалом в своей области, это не только успешно выполнять задачи и планировать проекты. Зачастую для этого нужно немного притормозить и поработать над совершенствованием своих навыков и знаний. Для этого тоже не требуется много времени и усилий.

Чтобы быть в курсе всех современных тенденций в вашей профессиональной деятельности можно читать специализированные онлайн-издания, обмениваться опытом с коллегами, помогать новичкам, консультировать желающих. Это ещё один отличный способ продуктивно провести не самый продуктивный остаток рабочего дня.

4. Навести порядок на рабочем столе.

Пусть беспорядок на рабочем столе и считается признаком творческой личности, но исследования говорят о том, что этот беспорядок отвлекает нас, мешает нам продуктивно работать, да и не думаю, что он сильно нравится вашим коллегам и начальнику.
Вот поэтому расчистка рабочего стола будет отличной задачей для конца дня, когда вам не хочется делать ничего крупного и важного. Рассортируйте и уберите со стола лишние бумаги, помойте кружку, протрите стол, клавиатуру и монитор от пыли.

5. Подготовить план на следующую неделю.

Я не устаю повторять, что для успешного достижения целей необходимо составлять план своих действий. План не только сэкономит вам время в будущем при работе над задачей, но и поможет превратить бесполезный час в конце рабочего дня в продуктивное движение вперёд. А это, в свою очередь, поможет вам поднять настроение и придаст вам позитивный импульс к достижению целей.
Как это можно сделать:

  • Выпишите в список всё, что планируете сделать на следующей неделе. Включите в него все дела, которые в данный момент находится в фокусе вашего внимания и вокруг него – и большие и маленькие. Все крупные проекты разбейте на мелкие и выполнимые шаги.
  • Расставьте приоритеты по каждому пункту из этого списка.
  • Проставьте реалистичные сроки исполнения по этим задачам.

Это идеальная задача для последнего рабочего часа в пятницу, так как, даже несмотря на то, что к этому моменту вы совершенно утратили энергию и концентрацию, она даст вам хорошую фору в наступающей неделе.

Мы прекрасно понимаем, что невозможно круглые сутки работать со 100% продуктивностью и энергией. У каждого человека бывают энергетические спады. И эти периоды можно наполнить выполнением таких задач, которые не потребуют много сил и энергии, но помогут вам не потратить это время впустую и извлечь из него максимально возможную пользу.

Если у вас есть другие варианты задач, которые можно выполнять в периоды спада продуктивности, приглашаю вас делиться ими в комментариях.