Начинается всё с того, что человек, сам или после прочтения какой-то книги по тайм-менеджменту, решает начать планирование своего времени. Что он делает в первую очередь? Отправляется на поиски правильного планировщика задач.

По описанию, отзывам и скриншотам он выбирает, по его мнению, самый правильный todo-менеджер, заносит в него все свои текущие задачи, плюс придумывает ещё немного для солидности, расставляет их по времени и дате выполнения и в полной боевой готовности ждёт наступления дня, на который назначены первые задачи.

Вот этот день наступает. Человек открывает свой планировщик и готовится выполнить первую задачу из списка, но в этот момент появляется другая, совершенно незапланированная задача, которая оказывается более важной, а зачастую просто более срочной, чем планируемая и наш герой срочно переключается на её выполнение. Когда задача выполнена, то времени на решение запланированной задачи уже не остаётся, а за ней уже идёт следующая. И таких внеплановых дел в течение дня оказывается несколько и в результате к концу дня мы получаем уставшего, задёрганного человека, который весь день пытался выполнить дела по своему списку, но практически ничего не успел.

Постепенно, день за днём планировщик задач превращается в кладбище просроченных задач, один взгляд на который лишает человека всякого желания продолжать планирование и учёт своих дел.

Какой вывод делает человек в этой ситуации? Правильно – виноват планировщик. И вместо того чтобы определить для себя главные жизненные цели, расставить приоритеты в соответствии с ними, определить дальнейшие действия по каждой из задач, выбрать только необходимые дела на ближайшие дни, наладить ежедневный пересмотр запланированных дел, человек отправляется искать другой «более лучший» планировщик. Уж он точно всё это сможет делать сам, не заставляя человека тратить своё драгоценное время.

И таких историй в моей практике наберётся не один десяток. Везде одно и то же – todo-менеджеру отводится определяющая роль в процессе управления временем. Это категорически неправильно.

Планировщик задач это только инструмент. Никакие компьютерные программы, персональные планировщики не станут принимать за вас решения день за днём, каждую неделю и всю вашу жизнь. Они могут лишь облегчить и автоматизировать ваши действия по управлению временем. Чтобы todo-менеджер вам идеально подошёл, у вас должна быть построена собственная система тайм-менеджмента. Неважно, на основе какой теории она будет базироваться – GTD или какой-то иной. Главное, чтобы она была. И вы должны выработать в себе привычки выполнять определённые действия в соответствии с этой системой. А планировщик поможет вам максимально упростить и ускорить выполнение этих действий.

Сам я начинал изучение тайм-менеджмента и построение собственной системы управления задачами с бумажного ежедневника. Я купил себе красивую ручку, разноцветные маркеры, стикеры. В него я записывал и переписывал задачи, отмечал и группировал их в проекты, формировал собственную систему контекстов. И только после того, как система оформилась – начал подбирать под неё подходящий инструменты. В разное время это был и MLO под Windows и Windows Mobile, и Toodledo на Andoid, и Wunderlist, Things и OmniFocus в экосистеме Apple.

Сейчас моим основным инструментом учёта и ведения задач является Todoist. Он хорош всем – существует практически для всех современных платформ плюс веб-версия и плагины для большинства браузеров. Правда, все они работают только если есть интернет, но сейчас он есть почти всегда и везде, так что серьезным ограничением это я не считаю. И главное – в Todoist есть все инструменты, которые я использую в своей системе управления задачами: проекты, подпроекты, вложенные задачи, метки и фильтры, возможность гибко задавать повторяющиеся задачи, уведомления и напоминания, делегирование. А в связке с Evernote и Sunrise Calendar я получил мощнейший инструмент для продуктивного управления делами.

Запомните – идеального планировщика задач, который будет работать за вас, не существует. Одним из величайших секретов генерации идей и повышения производительности является использование принципа «функции определяются формой»: удобный инструментарий может способствовать продуктивному мышлению, но основным звеном в вашей системе управления задачами являетесь именно вы.